Ihr Buchhalter verarbeitet noch Rechnungen.
PSI Technics GmbH – Lesedauer ca. 5 Minuten – Invoice Processing Agent – KI-Agent – DATEV – SKR03/SKR04 – mupudia GAIN – Kreditorenbuchhaltung
Ihr Buchhalter verarbeitet noch Rechnungen. Der Monatsabschluss wartet. Was, wenn das in unter einer Minute erledigt wäre?
Der Invoice Processing Agent der mupudia GAIN Plattform von PSI Technics automatisiert die gesamte Kreditorenbuchhaltung: vom PDF-Upload über Umsatzsteuervalidierung und SKR-Zuordnung bis zum DATEV-fertigen Export in unter einer Minute. On-Premise. Ihre Finanzdaten verlassen Ihre Infrastruktur nie.
Der größte Zeitfresser in der Buchhaltung
Es ist der 28. des Monats. Der Buchhalter sitzt vor einem Stapel Lieferantenrechnungen. PDF öffnen, lesen, Daten eintippen, SKR-Konto nachschlagen, Umsatzsteuer validieren, DATEV-Export vorbereiten. Dann die nächste Rechnung. Und die nächste.
Bei 200 Rechnungen im Monat à 10 bis 15 Minuten bedeutet das 33 bis 50 Stunden manuelle Arbeit. Rechnungsverarbeitung ist der größte Zeitfresser in der Kreditorenbuchhaltung – repetitiv, fehleranfällig, und der Hauptgrund, warum Monatsabschlüsse sich verzögern.
Und dann gibt es die stillen Risiken: Ein falsch eingetragener Umsatzsteuersatz fällt erst beim Jahresabschluss auf. Eine doppelt gebuchte Rechnung entdeckt man Wochen später. Der Schlüsselbuchhalter geht in Urlaub – und mit ihm das Wissen, welcher Lieferant auf welches SKR-Konto gebucht wird.
Tools wie Candis oder GetMyInvoices extrahieren Rechnungsdaten. Der Invoice Processing Agent trifft Buchungsentscheidungen – und liefert einen DATEV-importfertigen Buchungssatz.
Vom PDF-Upload bis zum DATEV-fertigen Buchungssatz – der Invoice Processing Agent automatisiert die gesamte Kreditorenbuchhaltung. On-Premise.
Was der Invoice Processing Agent tut – und was ihn unterscheidet
Der Unterschied beginnt bei der Zielsetzung: Die meisten Rechnungstools enden bei der Datenextraktion. Der Buchhalter muss dann noch das SKR-Konto auswählen, die Umsatzsteuer prüfen, den Buchungssatz erstellen und den DATEV-Export manuell aufbereiten.
Der Invoice Processing Agent übernimmt den gesamten Workflow: Er extrahiert, validiert die Umsatzsteuer nach deutschem Steuerrecht, ordnet SKR03/SKR04-Konten zu, erstellt den Buchungssatz – und liefert ein DATEV-fertiges ZIP-Paket mit buchungsdaten.xml, dokument.xml und der Quell-PDF. Der Buchhalter prüft vorausgefüllte Buchungen, statt sie von Grund auf zu erstellen.
ON-PREMISE. FINANZDATEN BLEIBEN BEI IHNEN.
Der Invoice Processing Agent läuft vollständig On-Premise auf Open-Source-Qwen3-Modellen. Lieferantendaten, Rechnungsbeträge, Kontoinformationen – nichts davon verlässt Ihre Infrastruktur. Kein Cloud-Risiko, keine DSGVO-Grauzone, keine Abhängigkeit von externen Diensten.
Die vollständige Verarbeitungspipeline – Schritt für Schritt
Vom PDF-Upload bis zum DATEV-Export läuft jede Rechnung durch eine klar definierte, intelligente Pipeline:
1. Erkennung von Duplikaten
SHA-256-Hash der eingehenden PDF – doppelte Rechnungen werden sofort erkannt und blockiert, bevor die Verarbeitung beginnt. Keine doppelte Buchung mehr.
2. Klassifizierung & Extraktion
Dokumenttyp erkannt (Rechnung, Quittung, Nicht-Rechnung). VLM+OCR-Hybrid-Extraktion: Lieferantendaten, Rechnungsmetadaten, Positionen, Umsatzsteueraufschlüsselung, Gesamtbeträge, Zahlungsinformationen.
3. Normalisierung & Umsatzsteuer-Validierung
Datumsangaben, Beträge, Währungen normalisiert. Umsatzsteuer regelbasiert validiert: Regelsatz, §13b Reverse Charge, Kleinbetragsrechnungen, gemischte Steuersätze, innergemeinschaftliche Lieferung, Versicherung, Mautbefreiungen.
4. SKR03/SKR04-Kontozuordnung & Buchungssatz
Ausgabenkategorie dem richtigen Sachkonto zugeordnet. Kreditor mit Stammdatenbank abgeglichen – neuer Lieferant wird zur Anlage markiert. Buchungssatz mit allen erforderlichen Feldern erstellt.
5. Prüfung & DATEV-Export
Buchungssatz in der Prüfoberfläche dargestellt, Felder mit niedriger Konfidenz hervorgehoben. Nach Prüfung und Bestätigung: DATEV-Paket exportiert (buchungsdaten.xml + dokument.xml + Quell-PDF als ZIP).
Deutsche Umsatzsteuerlogik: regelbasiert, deterministisch, compliant
Das ist der Punkt, an dem generische KI-Tools scheitern: Die deutschen Umsatzsteuerregeln sind komplex. Reverse Charge nach §13b UStG, innergemeinschaftliche Lieferungen, Kleinbetragsrechnungen, gemischte Steuersätze – jede dieser Regeln erfordert eine andere Buchungslogik.
Der Invoice Processing Agent validiert deterministisch – nicht probabilistisch. Die Umsatzsteuerlogik ist regelbasiert implementiert, nicht durch ein Sprachmodell geraten. Das bedeutet: konsistente Compliance bei jeder Rechnung, unabhängig von Volumen oder Mitarbeiter.
Regelsteuersatz 19 % / 7 %
Automatisch erkannt und korrekt zugeordnet
§13b Reverse Charge
Erkennung und korrekte Buchungslogik für EU-Leistungen
Kleinbetragsrechnungen
Sonderregelung bis 250 € automatisch angewendet
Gemischte Steuersätze
Rechnungen mit mehreren USt.-Sätzen korrekt aufgeteilt
Innergemeinschaftliche Lieferung
0 % mit korrekter Kennzeichnung und Buchungsregel
SKR03 & SKR04
Beide Kontenrahmen unterstützt, je nach Mandant konfigurierbar
Gescannte Rechnungen: auch das kein Problem mehr
Viele Lieferanten versenden noch Papierrechnungen oder PDFs in niedriger Qualität. Generische OCR-Tools versagen hier regelmäßig – falsch gelesene Beträge, unerkannte Tabellen, fehlende Positionen.
Der Invoice Processing Agent nutzt einen VLM+OCR-Hybrid-Ansatz: Das Vision Language Model analysiert das Dokument visuell – es versteht Layout, Tabellenstruktur und Feldpositionen, nicht nur Textzeichen. OCR ergänzt die Textextraktion dort, wo Kreuzvalidierung die Konfidenz erhöht. Felder mit niedrigerer Konfidenz werden markiert – der Buchhalter prüft gezielt die Ausnahmen, nicht den gesamten Buchungssatz.
FÜR STEUERBERATUNGSKANZLEIEN:
Stapelverarbeitung inklusive
Stapel von Mandantenrechnungen hochladen – alle laufen gleichzeitig durch die komplette Pipeline. Ein Upload, ein Prüfdurchlauf, ein DATEV-Export für den gesamten Stapel. Kapazität wächst mit dem Tool, nicht mit der Mitarbeiterzahl.
< 1 Minute
statt 10–15 Min. pro Rechnung
90 %+
Extraktionsgenauigkeit automatisch
doppelte Buchungen durch SHA-256
DATEV
importfertig – kein manuelles XML
Hinter den Zahlen:
Der Monatsabschluss beschleunigt sich, weil Rechnungen in Stunden statt Tagen verarbeitet sind. Compliance-Risiken sinken, weil die Umsatzsteuervalidierung deterministisch läuft – kein Buchhalter, der einen Steuersatz falsch einschätzt. Und Steuerberatungskanzleien können mehr Mandate mit demselben Team bedienen.
Warum herkömmliche Lösungen nicht ausreichen
| Lösung | Was sie liefert – und was fehlt |
| Candis / GetMyInvoices | Extrahieren Rechnungsdaten – Buchungsentscheidung braucht noch einen Buchhalter |
| Generische OCR-Tools | Lesen Text, verstehen keine Umsatzsteuerlogik, kein SKR, kein DATEV-Export |
| Manuelle Erfassung | 10–15 Min./Rechnung, fehleranfällig, skaliert nicht, Key-Person-Abhängigkeit |
| Invoice Processing Agent | Extrahiert → validiert USt. → ordnet SKR03/04 zu → erstellt Buchungssatz → DATEV-Export |
DER ENTSCHEIDENDE UNTERSCHIED
Rechnungsdaten extrahieren kann fast jedes moderne Tool. Aber die Buchungsentscheidung – welches SKR-Konto, welche Umsatzsteuerregel, welcher Buchungssatz – das bleibt bei den meisten Lösungen beim Buchhalter. Der Invoice Processing Agent übernimmt genau das.
Die Frage, die zählt
Wie viele Stunden verbringt Ihre Buchhaltung jeden Monat damit, Rechnungsdaten einzutippen, SKR-Konten nachzuschlagen und DATEV-Exporte manuell aufzubereiten? Und was könnte Ihr Team mit dieser Zeit tun – wenn der Agent das übernimmt?
Der Invoice Processing Agent gibt genau diese Zeit zurück. Nicht irgendwann. Sondern ab dem ersten Upload.
Wie lange dauert Ihr nächster Monatsabschluss noch?
Sprechen Sie mit unserem Team. Wir zeigen Ihnen, wie der Invoice Processing Agent als Teil der mupudia GAIN Plattform Ihre Kreditorenbuchhaltung automatisiert – in einem unverbindlichen Erstgespräch.
E-Mail: support@psi-technics.com
Telefon: +49 (0) 2630 91590-0
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Der Invoice Processing Agent der mupudia GAIN Plattform automatisiert die gesamte Kreditorenbuchhaltung: vom PDF-Upload über die Umsatzsteuervalidierung und die SKR-Zuordnung bis zum DATEV-fertigen Export – in unter einer Minute pro Rechnung. Er läuft On-Premise, sodass Finanzdaten die eigene Infrastruktur nie verlassen.
Bei 200 Rechnungen im Monat à 10 bis 15 Minuten entstehen 33 bis 50 Stunden manuelle Arbeit. Der Invoice Processing Agent erledigt die Verarbeitung in unter einer Minute pro Rechnung – der Buchhalter prüft nur noch vorausgefüllte Buchungen, statt sie von Grund auf zu erstellen.
Tools wie Candis oder GetMyInvoices extrahieren Rechnungsdaten, enden aber bei der Datenextraktion. Der Invoice Processing Agent trifft Buchungsentscheidungen: Er validiert die Umsatzsteuer nach deutschem Steuerrecht, ordnet SKR03/SKR04-Konten zu, erstellt den Buchungssatz und liefert ein DATEV-importfertiges ZIP-Paket.
Ja. Der Invoice Processing Agent arbeitet On-Premise. Die Finanzdaten verlassen die eigene Infrastruktur nie – ein entscheidender Vorteil für Datenschutz und Compliance in der Buchhaltung.
