Eine Bestellung landet als PDF im Postfach.
PSI Technics GmbH – Lesedauer ca. 5 Minuten – KI-Agent – O2C Agent – Order-to-Cash – mupudia GAIN – Auftragsautomatisierung – Zahlungsabgleich
Eine Bestellung landet als PDF im Postfach. Warum tippt dann noch jemand alles von Hand ins ERP?
Der O2C Agent der mupudia GAIN Plattform von PSI Technics automatisiert den gesamten Order-to-Cash-Prozess: von der unstrukturierten Bestell-PDF über ERP-Validierung und Auftragsanlage bis zur Lieferdokumentation und proaktivem Zahlungsabgleich. Ohne manuelle Eingabe. On-Premise. In unter 60 Sekunden pro Auftrag.
Das Problem: 15 bis 30 Minuten pro Auftrag – jedes Mal
Eine Bestellung kommt als PDF per E-Mail. Der Sachbearbeiter öffnet das PDF, liest die Bestellnummer, sucht den Kunden im ERP, überprüft die Artikelnummern, gibt Position für Position ein, kontrolliert die Summen, erstellt die Auftragsbestätigung, sendet sie. Dann das nächste PDF.
Bei 200 Bestellungen im Monat sind das 50 bis 100 Stunden manuelle Dateneingabe. Pro Monat. Repetitiv, fehleranfällig, und – kaum jemand sagt es laut – niemand macht diese Arbeit gerne.
Und dann gibt es den nächsten Schmerzpunkt: Wenn der Auftragsabwickler krank ist, häufen sich die Bestellungen. Wenn er kündigt, kennt der neue Kollege den Prozess nicht. Wenn ein Tippfehler bei der Artikelnummer durch die Prüfung rutscht, entstehen falsche Lieferungen, Gutschriften, verärgerte Kunden. Und der Cashflow leidet, weil Zahlungserinnerungen spät oder gar nicht rausgehen.
RPA und OCR extrahieren Daten aus Vorlagen. Unser Agent versteht Dokumente – und trifft intelligente Entscheidungen, auch wenn das Format variiert.
Bestellungen automatisch erfassen, ins ERP übernehmen & Zahlungen abgleichen – in unter 60 Sekunden. mupudia GAIN O2C Agent.
Was der O2C Agent tut – und was ihn von klassischer Automatisierung unterscheidet
Traditionelle kognitive KI (RPA) und OCR-Lösungen funktionieren gut, solange Dokumente einem festen Template folgen. Sobald ein neuer Kunde seine Bestellung in einem anderen Format sendet, bricht der Prozess. Ein Mensch muss eingreifen.
Der O2C Agent arbeitet anders: Er liest und versteht Bestelldokumente – unabhängig vom Format. Er validiert die extrahierten Daten gegen Ihre ERP-Geschäftsregeln: Existiert der Kunde? Stimmen die Artikelnummern? Ist die Bestellnummer ein Duplikat? Sind die Summen mathematisch korrekt? Und er trifft dann eine klare Entscheidung: Fortfahren, markieren oder ablehnen – mit Erklärung, nicht mit Fehlermeldung.
ON-PREMISE. KEINE DATENWEITERGABE. KEIN RISIKO.
Der O2C Agent läuft vollständig On-Premise auf Open-Source-Qwen3-Modellen. Ihre Bestelldaten, Kundendaten und ERP-Inhalte verlassen Ihre Infrastruktur nie. Kein Cloud-Risiko, keine DSGVO-Grauzone.
Der vollständige Order-to-Cash-Zyklus – automatisiert
Der O2C Agent deckt drei klar abgegrenzte Phasen ab, die zusammen den gesamten Auftragszyklus abbilden:
1. Bestelleingang
- PDF empfangen
- Daten extrahieren
- Kunden & Artikel validieren
- Auftrag im ERP erstellen
- Bestätigung senden
2. Lieferdokumentation
- Erfüllung abgeschlossen
- Lieferbericht generieren
- Automatisch an Kunden senden
3. Zahlung & Abstimmung
- Kontoauszüge scannen
- Zahlung abgleichen
- ERP aktualisieren
- 30/60/90-Tage-Erinnerungen
- Überfällige Konten eskalieren
Der entscheidende Punkt:
Kein menschlicher Eingriff ist nötig, solange die Konfidenz hoch ist. Nur wenn etwas unklar bleibt – ein unbekannter Artikel, ein nicht eindeutiger Kunde, eine nicht schlüssige Summe – geht der Vorgang mit klarer Erklärung in die menschliche Prüfwarteschlange.
Für Interessierte ein genauerer Blick auf die Kernautomatisierung:
Bestelleingang im Detail: Was hinter den Kulissen passiert
- Extraktion
Aus der eingehenden PDF werden alle relevanten Daten strukturiert extrahiert: Bestellnummer, Käufer- und Verkäuferdetails, Lieferadresse, Positionen, Mengen, Preise, MwSt., Währung. - Kundenabgleich
Der Kundenname wird per Fuzzy-Matching mit den ERP-Stammdaten abgeglichen – auch bei Schreibvariationen, abgekürzten Rechtformen oder Tippfehlern im Dokument. - Validierung
Dublettenprüfung der Bestellnummer. Validierung jeder Artikelnummer gegen den ERP-Katalog. Mathematische Prüfung aller Summen und MwSt.-Berechnungen. Abweichungen werden mit korrigierten Werten markiert. - Entscheidung & Ausführung
Alle Validierungen bestanden → Auftrag automatisch im ERP erstellt, Auftragsbestätigung generiert und per E-Mail an den Kunden gesendet. Validierung gescheitert → Vorgang mit Erklärung zur menschlichen Prüfung markiert.
< 60 Sekunden
statt 15–30 Minuten pro Auftrag
50–100 Stunden
gespart pro Monat bei 200 Aufträgen
1–2 VZÄ
Vollzeitkapazität freigesetzt oder nicht eingestellt
30/60/90
Tage-Erinnerungen automatisch und konsistent
Hinter den Zahlen:
Weniger Dateneingabefehler, weil Daten direkt aus dem Dokument extrahiert und nicht manuell abgetippt werden. Sauberere ERP-Daten, weil keine manuelle Disziplin mehr nötig ist. Schnellerer Cashflow, weil Zahlungserinnerungen automatisch und konsistent auf 30, 60 und 90 Tage laufen – nicht, wenn jemand Zeit findet. Und eine Auftragsabwicklung, die läuft, egal ob Hauptsachbearbeiter im Urlaub ist oder nicht.
Warum bestehende Ansätze nicht ausreichen
Viele Unternehmen haben es versucht: manuelle Prozesse dokumentiert, RPA-Projekte gestartet, OCR-Tools eingesetzt. Das Ergebnis ist oft dasselbe: sobald Bestellformate variieren, hält die Lösung nicht.
| Ansatz | Was er leistet – und wo er endet |
| Manuelle Erfassung | 15–30 Min./Auftrag, fehleranfällig, abhängig von Einzelpersonen |
| RPA / OCR | Funktioniert bei festen Vorlagen – bricht bei variablen Formaten |
| ERP-Standard-Workflow | Daten müssen zuerst manuell eingegeben werden |
| O2C Agent | Liest jedes Format, validiert, entscheidet, führt aus – in unter 60 Sek. |
TYPISCHER FEHLER BEI RPA-PROJEKTEN
RPA funktioniert, solange jeder Lieferant dasselbe Formular verwendet. In der Praxis hat kein Unternehmen diese Kontrolle. Variierende Formate, neue Kunden, geänderte Templates – jedes davon erfordert manuelle Überarbeitung der Automatisierungslogik. Das macht RPA teuer in der Pflege.
Die Frage, die zählt
Wie viele Stunden verbringt Ihr Team jede Woche damit, PDF-Bestellungen in ERP-Masken einzutippen? Und was könnten diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stattdessen tun – wenn diese Arbeit nicht mehr auf ihrer Liste stünde?
Der O2C Agent gibt diese Zeit zurück. Nicht irgendwann, nicht nach einem langen Implementierungsprojekt. Sondern konkret, messbar, schnell.
Wie viele Stunden verbringt Ihr Team noch mit manueller Auftragserfassung?
Sprechen Sie mit unserem Team. Wir zeigen Ihnen, wie der O2C Agent als Teil der mupudia GAIN Plattform Ihren Order-to-Cash-Prozess automatisiert – in einem unverbindlichen Erstgespräch.
E-Mail: support@psi-technics.com
Telefon: +49 (0) 2630 91590-0
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Der O2C Agent der mupudia GAIN Plattform automatisiert den gesamten Order-to-Cash-Prozess: von der unstrukturierten Bestell-PDF über die ERP-Validierung und Auftragsanlage bis zur Lieferdokumentation und zum proaktiven Zahlungsabgleich – ohne manuelle Eingabe, On-Premise und in unter 60 Sekunden pro Auftrag.
Die manuelle Auftragserfassung dauert 15 bis 30 Minuten pro Auftrag; bei 200 Bestellungen im Monat sind das 50 bis 100 Stunden Dateneingabe. Der O2C Agent erledigt dies in unter 60 Sekunden pro Auftrag und befreit Sachbearbeiter von repetitiver, fehleranfälliger Eingabe.
Anders als klassische RPA- oder OCR-Lösungen, die nur bei festen Templates funktionieren, liest und versteht der O2C Agent Bestelldokumente unabhängig vom Format. Er validiert die Daten gegen die ERP-Geschäftsregeln und entscheidet dann klar: fortfahren, markieren oder ablehnen – mit Erklärung.
Ja. Der Agent übernimmt den proaktiven Zahlungsabgleich und sorgt dafür, dass Zahlungserinnerungen rechtzeitig hinausgehen – ein häufiger Schmerzpunkt, wenn Auftragsabwicklung manuell und personenabhängig läuft.
